Dans le cadre de la gestion des données d’entreprise, il est essentiel de comprendre la différence entre rétention et sauvegarde. Ces deux notions, souvent confondues, jouent un rôle crucial dans la protection des informations, la continuité des activités et la conformité réglementaire. Pourtant, leurs objectifs et leurs applications sont distincts. Dans cet article, nous clarifions ces concepts pour vous aider à mieux structurer la gestion de vos données, surtout si vous utilisez des solutions comme Office 365 ou d’autres services cloud.
Qu'est-ce que la rétention des données ?
La rétention des données désigne les politiques et les pratiques mises en place pour conserver les informations sur une période définie. Elle est principalement motivée par des exigences réglementaires ou des besoins commerciaux.
1. Objectif de la rétention des données
L'objectif principal de la rétention est de préserver les données pendant une durée spécifiée pour des raisons légales, de conformité, ou de continuité des affaires. Les politiques de rétention permettent de déterminer combien de temps un email, un document ou tout autre type de données doit être conservé avant d’être archivé ou supprimé.
2. Conformité et régulations
Dans certaines industries, des régulations imposent des périodes minimales ou maximales de rétention des données. Par exemple, le RGPD (règlement général sur la protection des données) impose des règles strictes sur la durée de conservation des informations personnelles, tout en respectant le droit à l’oubli.
3. Protection contre la suppression accidentelle
La rétention aide à protéger contre les suppressions accidentelles ou malveillantes en préservant les données pendant une période donnée, même après leur suppression par un utilisateur.
4. Outils de rétention dans Office 365
Dans Office 365, par exemple, les politiques de rétention peuvent être configurées pour conserver les emails ou les fichiers SharePoint pendant une période spécifique. Cela permet de répondre aux exigences légales tout en maintenant une gestion optimale du cycle de vie des données.
Qu'est-ce que la sauvegarde des données ?
La sauvegarde des données, quant à elle, consiste à créer des copies sécurisées de vos informations pour pouvoir les restaurer en cas de perte, de corruption ou de sinistre. La sauvegarde est un élément clé de toute stratégie de continuité des activités.
1. Objectif de la sauvegarde des données
La sauvegarde a pour principal objectif de permettre la restauration complète ou partielle des données en cas de problème. Cela inclut les pannes matérielles, les cyberattaques (comme les ransomwares), les erreurs humaines ou encore les sinistres physiques.
2. Sauvegardes complètes vs. incrémentales
Les sauvegardes peuvent être complètes (c’est-à-dire copier l’ensemble des données à chaque cycle) ou incrémentales (ne sauvegardant que les modifications depuis la dernière sauvegarde). Ce choix dépend des besoins spécifiques de l’entreprise en matière de protection et de rapidité de restauration.
3. Fréquence et planification des sauvegardes
Une bonne stratégie de sauvegarde inclut une planification régulière, souvent quotidienne ou hebdomadaire, selon la criticité des données. Contrairement à la rétention, la sauvegarde se concentre sur la fréquence et l’intégrité des copies plutôt que sur une période définie de conservation.
4. Limites des sauvegardes natives cloud
Dans des plateformes comme Office 365, les fonctionnalités de sauvegarde intégrées sont limitées. Bien que les données soient protégées en cas de défaillance matérielle du fournisseur, cela ne vous garantit pas une restauration facile en cas de suppression accidentelle, d'attaque ransomware ou de problème de versioning. C’est pourquoi des solutions de sauvegarde dédiées sont souvent nécessaires pour compléter les outils natifs.
Rétention vs. Sauvegarde : les différences clés
1. Objectif principal : conservation vs. récupération
La rétention est centrée sur la conservation des données selon une période et des règles définies, tandis que la sauvegarde se concentre sur la récupération des données après une perte ou un incident.
2. Cycle de vie des données
La rétention suit un cycle de vie dicté par des politiques de conformité ou des besoins légaux, supprimant ou archivant les données une fois la période de rétention expirée. La sauvegarde, en revanche, conserve les données sur des supports distincts pour être restaurées en cas de besoin, indépendamment du cycle de vie normal des fichiers.
3. Lieu de stockage
Les politiques de rétention gèrent les données là où elles sont produites (par exemple dans Office 365), tandis que la sauvegarde stocke les copies sur des supports séparés (serveurs dédiés, cloud, disques externes), souvent hors du système de production.
4. Conformité vs. protection
La rétention est souvent motivée par des obligations légales et de conformité, tandis que la sauvegarde vise avant tout la protection des données contre les pertes accidentelles ou les sinistres.
Pourquoi votre entreprise a besoin des deux
Pour assurer une gestion efficace de vos données, votre entreprise a besoin à la fois de politiques de rétention et d’une stratégie de sauvegarde robuste. La rétention garantit que vous respectez les exigences légales et que vous ne conservez pas des données plus longtemps que nécessaire. La sauvegarde, de son côté, vous permet de restaurer vos informations rapidement et en toute sécurité en cas de problème.
Intégration des deux stratégies dans Office 365
Si votre entreprise utilise Office 365, il est crucial d’intégrer des politiques de rétention claires tout en mettant en place une solution de sauvegarde dédiée. Cette combinaison vous permet non seulement de rester conforme aux régulations, mais aussi de protéger vos données contre toute perte potentielle.
Conclusion
Comprendre la différence entre rétention et sauvegarde est essentiel pour une gestion efficace des données d’entreprise. Alors que la rétention vous aide à répondre aux exigences légales et à protéger vos informations contre les suppressions accidentelles, la sauvegarde vous offre une sécurité contre les pertes de données à grande échelle. En combinant les deux, vous mettez en place une stratégie de protection des données complète qui couvre tous les aspects, de la conformité à la reprise après sinistre.